오피스타를 처음 접했을 때 “이거 진짜 시간 절약될까?”라는 의문이 들더라. 3년 전 회사에서 문서 관리 시스템을 도입한다고 했을 당시 직원 60명 중 47%가 반대표를 던졌던 기억이 나. 하지만 지금은 매달 15시간의 반복 업무를 줄여주는 도구가 없으면 업무 프로세스 자체가 불안정해질 정도예요. 실제로 지난해 한국경영자총협회 조사에 따르면 중복 업무 처리에 소요되는 시간이 전체 근무시간의 22%를 차지한다고 하던데, 우리 팀은 이 수치를 6개월 만에 9%까지 낮췄어요.
문서 버전 관리 때문에 야근하던 시절이 생각나네요. 2022년 프로젝트 계약서 37개 버전을 수동으로 비교하다가 결국 잘못된 파일을 전송한 적 있어요. 그때 법무팀에서 발견한 오류만 15건이 넘었는데, 이제는 실시간 협업 기능으로 0.3초 간격으로 변경사항이 동기화되더라고요. 특히 엑셀 자동화 템플릿은 매주 4시간씩 걸리던 재무 보고서를 18분으로 단축시켰어요. 동료가 “이게 가능한거냐?”고 물을 때 실제로 LG전자 사내 시스템에서 89%의 업무 효율 향상을 달성한 사례를 보여주니까 바로 이해했더라구요.
고객사와의 회의록 공유 문제는 정말 골치 아팠어요. 지난 3월만 해도 7개 부서에서 각각 다른 형식으로 작성한 자료 132개를 수합해야 했어요. 이메일로 자료 받는 데만 평균 2.7일이 소요되던 게, 클라우드 기반 작업공간 도입 후 4시간 안에 처리되기 시작했어요. 한번은 해외 지사에서 “실시간 수정이 안 된다”고 항의했는데, 일본 닛산제철 사례에서 5개국 23개 팀이 동시편집으로 3일 걸리던 작업을 90분 완료한 사실을 알려드리니까 바로 시스템 개선 요청을 하시더라고요.
예산 관리 부분에서는 더 놀라웠어요. 작년에 1억 2천만 원 예산 중 18%가 중복 구매로 인한 낭비였는데, 자원 관리 대시보드 적용 후 9개월 만에 43%의 예산을 절감했어요. 특히 물류팀에서는 6개 업체에 분산되던 주문을 통합 처리하면서 연간 780시간의 업무 시간을 줄였어요. 처음에 “새 시스템 학습에 시간 낭비하지 않을까?” 걱정했던 팀원들이 이제는 주말에 시스템 업데이트 알림 올 때마다 “뭐 새로 추가된 기능 있나?”라고 물어볼 정도로 적응했어요.
최근에 신입사원이 “완전히 새로운 업무 방식인가요?”라고 물어보길래 2015년 IBM이 74개국 지사에 인공지능 업무 플랫폼을 도입한 사례를 이야기해줬어요. 당시 34%의 직원이 거부감을 느꼈지만 2년 후 91%가 필수 도구로 인정했다는 통계를 보여주니까 곧바로 체험판 사용법을 배우더라구요. 특히 전자결재 자동화는 15단계를 거치던 과정을 3단계로 압축시켰는데, 이건 삼성SDI에서 2019년 도입 후 연간 2300시간을 절약한 방법과 유사해요.
아직도 가끔 “과거 방식이 더 안정적이지 않았나?”하는 질문을 받아요. 그러면 2020년 코로나 대유행 당시 금호아시아나그룹이 72시간 만에 원격업무 시스템을 가동한 사례를 들려줍니다. 당시 문서 공유 지연으로 인한 손실이 시간당 1200만 원 발생했는데, 클라우드 협업툴 도입 후 48시간 만에 정상화되었던 사실을 상기시키죠. 우리 팀도 지난주에 긴급 프로젝트가 발생했을 때 19명이 동시에 작업하며 7시간 만에 보고서를 완성했는데, 예전 같았으면 최소 3일은 걸렸을 거예요.